swiadectwo_pracy - Kancelariagi

kancelariagi
Przejdź do treści
ŚWIADECTWO PRACY.
Świadectwo pracy – kopia, nie odpis.
Zdarzają się nierzadko przypadki, iż pracownicy/byli pracownicy zgubią otrzymane wcześniej świadectwo pracy potwierdzające okres zatrudnienia u danego pracodawcy/byłego pracodawcy. Powyższe skutkuje koniecznością wystąpienia do pracodawcy/byłego pracodawcy z wnioskiem o wydanie kopii świadectwa pracy (nie odpisu) celem skorzystania np. z uprawnień pracowniczych u innego pracodawcy, ze świadczeń z ubezpieczeń społecznych.
Dlaczego kopia a nie odpis świadectwa pracy ?
Na mocy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 sierpnia 2019 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2019 r., poz. 1709) uchylono § 6 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy zgodnie, z którym pracodawca był zobowiązany do wydawania pracownikowi w uzasadnionych wypadkach odpisu świadectwa pracy. Pomimo, iż powyższa regulacja obwiązuje od dnia 07 września 2019 r. zdarzają się przypadki, iż pracodawcy/byli pracodawcy w dalszym ciągu wydają pracownikowi/byłemu pracownikowi odpisy świadectw pracy, co nie powinno mieć obecnie miejsca.

Należy pamiętać o treści art. 9412 kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem, pracodawca wydaje kopię całości lub części takiej dokumentacji pracowniczej (świadectwo pracy jest częścią dokumentacji pracowniczej) na wniosek:

• pracownika lub byłego pracownika albo

• osób, o których mowa w art. 949 § 3 Kodeksu pracy, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika − osobami tymi są: dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione; przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci (z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka); małżonek (wdowa i wdowiec); rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposabiające.


Jest to zamknięty katalog osób uprawnionych do złożenia wniosku o wydanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej (w tym kopii świadectwa pracy) co winno skutkować odmową wydania kopii dokumentacji pracowniczej w wypadku gdy z przedmiotowym wnioskiem wystąpią inne osoby nie wymienione w powyżej przywołanym przepisie.

Czy wniosek o wydanie kopii świadectwa pracy musi być uzasadniony ?
Nie, wniosek o wydanie kopii świadectwa pracy nie musi być uzasadniony.
Forma wniosku wydanie kopii świadectwa pracy ?
Wniosek o wydanie kopii świadectwa pracy może zostać złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Obowiązujące przepisy nie określają wzoru wniosku o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej, w tym o wydanie kopii świadectwa pracy. Naszym zdaniem wniosek, aby był czytelny powinien zawierać oznaczenie pracodawcy i dane osoby składającej wniosek oraz wskazywać, czego wniosek dotyczy - w tym wypadku wydania kopii świadectwa pracy
Czy pracodawca/były pracodawca może odmówić wydania kopii świadectwa pracy pracownikowi/byłemu pracownikowi ?
Nie, pracodawca/były pracodawca nie może odmówić wydania pracownikowi/byłemu pracownikowi kopii świadectwa pracy, pod warunkiem, iż nie upłynął okres zobowiązujący byłego pracodawcę do przechowywania dokumentacji pracowniczej.
W jaki sposób należy sporządzić kopię świadectwa pracy ?
Zasady sporządzania kopii świadectwa pracy (zależnie od sposobu przechowywania dokumentacji pracowniczej – papierowa/elektroniczna) określa § 18 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369).
Jak wynika z § 18 ust. 1 pkt 1 w/w rozporządzenia w przypadku, gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci papierowej (najczęściej), pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej, w tym kopię świadectwa pracy:


1) w postaci papierowej, opatrzoną podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą albo


2) w postaci elektronicznej, jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku do rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Termin wydania kopii świadectwa pracy ?
Pracodawca/były pracodawca został zobligowany do wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej, w tym kopii świadectwa pracy nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku o wydanie kopii świadectwa pracy.
Czy pracodawca/były pracodawca może wysłać pocztą papierową kopię dokumentacji pracowniczej, w tym kopię świadectwa pracy ?
Nie, pracodawca/były pracodawca nie może wysłać pocztą kopii dokumentacji pracowniczej, w tym kopii świadectwa pracy.


Zgodnie bowiem z § 16 ust. 3 r.d.p. odbiór dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci papierowej następuje osobiście i za pokwitowaniem. Dopuszczalne jest upoważnienie konkretnej osoby do odbioru przedmiotowej dokumentacji, w tym do odbioru kopii świadectwa pracy.

Masz dodatkowe pytania ?


Z chęcią odpowiemy.

Zapraszamy do kontaktu.

Wróć do spisu treści